Bütçeler, Muhasebe ve Planlama

Planlama ve karar verme anlamında işletmenizin performansının kesin bir kaydını tutmak kritik önem taşır. Performansla ilgili detayları takip etmekte kullanacağınız bir sürece karar vererek başlayabilirsiniz. Bütçeniz, muhasebe kayıtlarınız ve planlama belgeleriniz de bu sürecin parçası olabilir. Doğru takibi sağlamak her ne kadar biraz uygulama ve özveri gerektirse de sonuçlar başarıyı geliştirmenize ve performansın iyileştirilebileceği alanları yönetmenize yardım edebilir.

Bütçenizin kayıtlarını tutma

Bütçe yönetiminin en önemli iki bileşeni şunlardır:

  1. Kişisel bütçenizi işletmenizin bütçesinden ayrı tutmak. Kişisel finansmanınızı ve işletmenizin finansmanını ayrı tutmak kayıt tutmanızı kolaylaştırmakla beraber, kişisel varlıklarınızı korumada size yardımcı olabilir. İşletmeniz için ayrı bir cari hesap, kredi kartı ve bütçe tutmayı da değerlendirmelisiniz. Bu finans kalemlerini birbirinden ayırmak vergi ödeme döneminde işinizi basitleştirecek, işletme kredisi geçmişinizi oluşturmanıza yardımcı olacak, kişisel finansmanınızı daha iyi korumanıza yardımcı olacak ve işletmenizin finansal durumunu daha iyi anlamanızı sağlayacaktır.
  2. İşletme muhasebesinin temellerini bilmek ve finansal durumunuz müsaade ediyorsa, iyi bir finans danışmanı veya hesap uzmanıyla çalışmak. Finansal bilginizi genişletmek ve bir uzmandan destek almak hata yapmanıza engel olacak ve hatta dolandırıcılık amaçlı işlemleri tespit etmenizi sağlayacaktır.

Bütçenizi takip etme konusunda özel ipuçları

  • Acil durum fonu oluşturmaya yönelik ilerlemenizi izleyin. Şirketler ekonominin yavaşlaması, satışların yavaşladığı dönemler veya öngörülmeyen olaylar gibi faktörlerden dolayı çeşitli risklere maruz kalırlar. Acil durum fonu oluşturmak sizi bu risklerden koruyacak, zor geçecek dönemlere hazırlıklı olmanızı sağlayacaktır.
  • Herhangi bir gizli masrafı atlamadığınızdan veya maddi imkanlarınızın ötesinde yaşamadığınızdan emin olmak için zaman zaman gelirlerinizi ve giderlerinizi gözden geçirin.
  • Bütçeniz izin veriyorsa finansal süreçlerinizi yönetmesi için bir yetkili mali müşavirle çalışın. Ancak uzman desteği de alsanız, şirketinizin finansal süreçlerini yakından izleme ve takip etme konusunda sorumluluğu elden bırakmamalısınız.
  • Beklediğiniz ödemeler varsa, giderlerinizi karşılayabilmek için şirketinize giren ve çıkan paraları dikkatle takip edin. Satışları iyi olan şirketler dahi müşterilerinden ödeme beklerken faturalarını veya maaşlarını ödeyemeyip zorluklar yaşayabilir, hatta kapanmak zorunda kalabilirler.
  • Müşterilerinizden ödeme beklerken döner kredi (mevcut kredi) kanallarını veya kredi kartları kullanarak nakit akışınızı yumuşatmayı ve faturalarınızı bu şekilde ödemeyi değerlendirebilirsiniz. Kredi kartı ekstrelerinize ekstra faiz ödememek için bunları olabildiğince erken ödemeye ve kredi limitlerinizi ya da kredi kartı limitinizi aşmamaya özen gösterin

Her zaman vaktinde ödeme yapın

Banka kredilerinizin veya kredi kartlarınızın ödemelerini geciktirmeniz genellikle gecikmeden dolayı ekstra ödeme yapmanızla sonuçlanır ve bu ödemeler birikebilir. Dahası, bu durum kredi limitinizi, ileride kredi alabilme şansınızı ve diğer şirketlerin gözündeki güvenilirliğinizi kötü yönde etkileyebilir. Kötü finansal yönetim bir şirkete zarar verebilir, hatta şirketi iflasa sürükleyebilir. Kişisel finansmanda olduğu gibi işletmenizi, kredinizi ve güvenilirliğinizi korumak için hizmet sağlayıcılarınızın, faturalarınızın ve diğer borçlarınızın ödemelerini zamanında yapmak önemlidir.

Bütçeleme ile ilgili detaylı bilgilere [bütçeleme sayfasından] ulaşabilirsiniz.

Muhasebe

Bütçeleme gibi muhasebe de işletmenin finansal durumunu takip etmede kullanılan bir süreçtir. Muhasebe işletmenizin finansal işlemlerinin kayıtları, özetleri, analizleri ve raporlanması ile ilgilenirken, bütçeleme harcamalarınızı aylık veya yıllık bazda öngörebilmenizi sağlar. İş sahibi olmanın getirdiği tüm görevler ve gereksinimler içinde, günlük muhasebe işlerinin tam kontrolü ilk önceliğiniz olmalıdır. Bu konuda çalışmaya şu görevleri yerine getirmekle başlayabilirsiniz:

Banka hesabı açma

İşletmeniz için ayrı bir banka hesabı kullanmak kayıt tutmayı kolaylaştırmakla beraber, vergi ödeme zamanında evrak işlerinizi de basitleştirir. Bir limited şirket veya anonim şirket kurduysanız yasalar gereği işletmeniz için ayrı bir banka hesabı kullanmanız gerekecektir. İşletmenize bir banka hesabı açmak için ticari ünvanınız ve vergi numaranızla başvuru yapmanız ve [şehrinizde ticari sicile kaydolmanız] gerekecektir.

Maliyetlerinizi takip etmeye başlayın

Hem bütçeleme hem de muhasebe amaçları için, giderlerinizi takip etmek kayıt tutma, işletmenizin gelişimini izleme ve finansal tablolarınızı hatalara karşı kontrol etme süreçlerinin önemli birer parçasıdır. İlk adım alındıları tek bir güvenli yerde toplamak ve organize etmektir.

Bir muhasebe sistemi geliştirin

Muhasebe günlük olarak parasal işlemleri kaydetme, kategorize etme ve banka kayıtlarıyla karşılaştırma sürecidir. Birçok iş sahibi muhasebe hesap planı içeren bir yazılım kullanır ya da bu iş için bir muhasebeciyi işe alır.

İşletmeler genellikle tahakkuk temelli muhasebe veya kasa muhasebesi (nakit usulü muhasebe) yöntemlerinden birini kullanır. Tahakkuk temelli yöntemde parasal işlemler bir satış veya satınalma işleminin hemen ardından muhasebe kayıtlarına girilir. Kasa muhasebesinde ise parasal işlemler, bir ödeme aldığınız ya da hesabınızdan bir ödeme çıktığı anda kayda geçirilir.

Ocak ayında bir satış yaptığınızı ve Şubat ayında buna karşılık 200 TL ödeme aldığınızı varsayalım. Tahakkuk temelli yöntemde bu işlemi Ocak ayının kayıtlarına girerdiniz. Kasa muhasebesinde ödemeyi Şubat ayının kayıtlarına girmeniz gerekecekti. Bu yöntemlerin artı ve eksi yönleri şöyledir:

 

 
Tahakkuk
Kasa
Artılar
  • Her an günceldir.
  • Geleceğe dair plan yapmanızı sağlar.
  • Nakit akışlarını net olarak gösterir.
  • Anlaması kolaydır.
Eksiler
  • Daha detaylı yönetim gerektirir.
  • Rakamlar yanlış anlaşılabilir.
  • Öngörmesi zordur.
  • Uzun vade için netliği düşüktür.

Muhasebe desteği alın

Kendi kayıtlarınızı yönetmek istemiyorsanız, muhasebe işleriniz için bir yetkili mali müşavir (YMM) veya muhasebeci işe alabilir ya da online hizmet alabilirsiniz.

YMM maliyeti online hizmet maliyetinden yüksektir, ancak YMM'ler işletmenizin ihtiyaçlarına özel çözümler sunabilirler. Muhasebeciler ise daha düşük maliyetlerle günlük muhasebe işlerini yürütürler, ancak YMM'lerin akademik finansal eğitimlerine sahip değildirler.

Size yardımcı olması için birini işe alırsanız, bu kişinin şunları yönetebilmesi gerekecektir:

  • Alacak hesapları
  • Borç hesaplar
  • Mevcut nakit varlıklar
  • Banka mutabakatı
  • Maaş Ödemeleri

Başarınızı planlamak

İşletmenizin geleceğini planlarken görevlerinizi ve hedeflerinizi yazıya dökmeniz kilit derecede önemlidir. Bu basit eylem iş hedeflerinize ulaşma, işletmenizi verimli bir şekilde büyütme ve işletmenizin ilerlemesini istediği yöne uygun aksiyonlar alma konusunda size yardımcı olabilir.

Günlük planlama ipuçları:

  • Günlük "Yapılacaklar" listenizi hazırlayın
  • Listeye yazacağınız görevleri önceliklerine göre sıralayın
  • Her görevi tamamladığınızda "Tamamlandı" olarak işaretleyin
  • Günün sonunda, tamamladığınız işleri gözden geçirin ve açık görevlerinizi bir sonraki günün listesine ekleyin

Organizasyon şeması oluşturun

Organizasyon şeması, bir işletmenin yapısını ana hatlarıyla gösterir ve her çalışanın görevini ve şirkette bağlı oldukları kişileri kaydeder. Organizasyon şeması kullanmak şirketiniz içindeki görevleri personelinize daha dengeli bir şekilde dağıtabilmenizi sağlayacaktır. Çalışanlarınıza şirkette oynadıkları rolleri ve aldıkları sorumlulukları net bir şekilde göstermesi açısından da faydalıdır.

Çalışanların rollerini ve görevlerini kendilerine anlatın

İşinizin sorunsuz ilerlemesi için çalışanlarınıza, şirketiniz içindeki rollerini ve görevlerini net bir şekilde açıklamaya özen gösterin. Yerine getirmeleri gereken en önemli görevleri ve her aksiyonun ne zaman alınacağını anlamaları gerekir. Bir çalışan işine gelememiş ise diğer personelinizin onun yerini nasıl doldurabileceğinizi onlara öğretin. Diğer insanlara sorumluluk vermeyi öğrenmek bir ekibe liderlik yapmanın en önemli yanlarından biridir; bu zamanınızı daha önemli şeylere ayırmanızı sağlayacaktır.

Yasal Uyarı: Yasal Tavsiye Amacı Taşımaz

Bu sitede, iş kurma ile ilgili genel bilgiler verilmiştir. Bu sitenin içeriği yalnızca bilgilendirme amaçlıdır ve yasal danışmanlık ya da bunlara ilişkin görüş verme amacı taşımamaktadır. Bu sitenin içeriği ve bu bölümde yer alan bilgilerin görüntülenmesi, herhangi bir durumda yasal danışmanlık veya vergi danışmanlığı olarak yorumlanamaz ve bu hususlarda güvenilir bir kaynak değildir. Bu bölümde yer alan bilgilere dayanarak herhangi bir işlem yapılmamalıdır ve İşimi Yönetebiliyorum Projesi bu sitenin içeriğine dayanılarak yapılan ya da yapılmayan işlemlerin hiçbirinden geçerli yasalar uyarınca sorumlu değildir. Yasal olarak şirket kurma prosedürleri de dahil olmak üzere herhangi bir yasal problemde veya vergi sorununda bir avukata danışmanız gerekmektedir. Bu sitenin içeriği Türkiye’deki hedef kitleye yönelik olarak düzenlenmiştir.