Doğal Afetler için Hazır Bulunmak

Kasırgalar. Seller. Depremler. Bu doğal afetler tüm toplulukları ve küçük işletmeleri yıkabilir, bazılarının kapanmasına bile sebep olabilir. Bu yüzden beklenmedik bir olay meydana gelmeden önce bir afet planınızın olması gerekir.

Bir doğal afetin olmasını engelleyemezsiniz. Ancak işletmenizin günlük faaliyetleri üzerindeki etkisini en aza indirgemek için bu tür bir olaydan önce, olay sırasında ve sonrasında neler yapılacağını ana hatlarıyla belirten bir plan hazırlayabilirsiniz. Acil bir durum öncesinde aşağıdakileri uyguladığınızdan emin olun:

İşletmenizdeki kayıpları karşılayabilmek için sigortanız olduğundan emin olun ve sigorta poliçenizi baştan sonra okuyun. Böylece ihtiyacınız olduğunda yeterli bilgiyi edinmiş olursunuz
Bir afetin hemen ardından işletmenizin faaliyetlerini devam ettirmek adına kredi başvurusunda bulunabilmeniz için finansman belgelerinizi güncel tutun
Sigorta talepleri düzenlenirken hazır bulundurulması gereken tüm ekipman ve ürünlerinizin ayrıntılı bir envanter listesini tutun
Bir afetten önce acil müdahale ve kriz iletişim planları oluşturun
Gerektiğinde personelinize ve tedarikçinize ulaşmak için iletişim bilgilerini bulut sisteminizde depolayın

Kendinizi ve işletmenizi korumak için potansiyel bir afetten önce, afet sırasında ve sonrasında atabileceğiniz belirli adımlar vardır. Bir afet gerçekleşmeden önce, bulut tabanlı bir sistemde saklayacağınız ve gerekli belgeleri içeren finansal bir “hayatta kalma kiti” düzenlemelisiniz. Afet sırasında çalışanları tahliye etmek için acil müdahale planını devreye sokmalısınız. Afet sonrası işletmenizdeki hasarın ayrıntılı bir değerlendirmesini yapın ve onarım ve yeniden yapılandırma finansmanı için kredilere ihtiyacınız olup olmayacağını belirleyin.

Afet öncesi: bir müdahale planı oluşturun

Bir afetin gerçekleşmesinden çok önce (deprem, kasırga veya sel gibi afetler) çalışanlarınızı, mallarınızı, ekipmanlarınızı ve envanterinizi korumak adına bir acil müdahale planı oluşturmalısınız. Çalışanlarınıza acil bir durumda binadan nasıl güvenle çıkacakları konusunda bir eğitim verin. Bir çalışanı tahliye ekibi lideri olarak görevlendirin ve bu kişiye tüm çalışanların ve çalıştıkları alanların bulunduğu bir liste verin. Bu ekip lideri çalışanları acil durumlar için belirlenmiş toplanma alanına yönlendirecek ve çalışanlardan ne durumda olduğunu, kimin yaralandığını veya kayıp olduğunu belirlemeye yardımcı olacaktır. Ayrıca afeti atlatmak için gerekli olan malzemelerin bulunduğu bir acil durum kiti oluşturmak mantıklı olacaktır. Finansman ve önemli işletme belgelerinizin bulutta depolanması veya güvenli bir yerde yedeklenmesi de aynı ölçüde önemlidir. Olası bir afete hazırlanma aşamasında, sigorta şirketinize bir talepte bulunurken kolayca rapor edebilmeniz için tüm ekipman ve araçların ayrıntılı bir listesini oluşturun.

Acil müdahale planı oluşturun

Bir afet durumuyla karşı karşıya kalmadan önce çalışanlarınızı, işletmenizi ve ekipmanlarınızı güvende tutmak için bir plan oluşturmalısınız. Bu planda olması gerekenler şunlardır:

Kolay ulaşılabilir iletişim bilgileri de dahil olmak üzere çalışanlarınızı acil durum konusunda nasıl uyarırsınız?
Yangın veya benzeri bir afet durumunda kullanılacak, işletmenize güvenli bir mesafede bulunan toplanma yerini özetleyen bir tahliye planı
Yeni ve mevcut çalışanlar için acil durum planı eğitimi
Hastalık Kontrol ve Önleme Merkezinin talimatları uyarınca, çalışanlara tehlikeli maddelerden korunmayı anlatan bir eğitim planı
Tazminat taleplerine ilişkin kolayca çağrı yapabilmek için poliçe numaraları ve telefon numaraları, sigorta kapsamı ve talepler için sigorta şirketinin iletişim bilgileri
Yeniden yapılandırmanız gereken tüm ekipman ve malzemeleri satın alabilmek için tedarikçi listeleri

Finansman belgelerini yedekleme kiti hazırlayın.

Bir afet sırasında, önemli ticari belgeler hasar görebilir, kaybolabilir veya yok olabilir. Tüm önemli finansman ve ticari belgelerinizi buluta veya işletmenizden ayrı bir konumda bulunan harici bir sabit sürücüye kaydederek, afet sonrasında kredi alabilmek için gerekli dosyalar kolayca erişim sağlayabilirsiniz. Dijital dosyaları internet tabanlı bir sunucuya kaydettiğiniz bulut sistemi, işletme bilgilerinizi koruma konusunda tercih edilebilecek iyi bir seçenektir ve afetten sonra projelere veya belgelere uzaktan erişebilmenize olanak tanır. Aynı bulut sisteminde sigorta poliçenizin kopyalarını da sakladığınızdan emin olun. Bu bilgileri işletmenizin bulunduğu şehirden farklı bir şehirdeki sunucularda barındıran (veya kaydeden ) bir bulut şirketiyle anlaşmak akıllıcadır. Bu şekilde, büyük çaplı bir afette (sel veya kasırga gibi) kayıtlarınızın kaybolmayacağını garantilersiniz. Bilgileriniz kaybolursa, Ulusal Güvenlik Bakanlığı’nın Ready.gov kaynak kılavuzu verilerinizi kurtarmaya ilişkin planlama sürecinizi başlatmanıza yardımcı olabilir.

Ödemeleri yönetme

Bir afet durumunda maliyetleri nasıl karşılayacağınızı bilmelisiniz. Birçok işletme sahibi bunu acil durum sonrası satın alımlar için ayrılmış bir kredi limiti açarak gerçekleştirilebilir. Bunun gibi bir kredi limiti, ticari kredi kartına benzer şekilde kredi limitine kadar borç alınabilmesini ve geri ödenip tekrar borç alınabilmesini sağlar. Bazıları bankalar tarafından, bazıları da banka olmayan finans şirketleri tarafından sunulmaktadır. Bu nedenle hangisinin sizin için en uygun olduğunu belirlemek için mevcut seçenekleri araştırın. Eğer mümkünse, acil bir durumda işletme giderlerinizi üç ay boyunca karşılayacak kadar nakit bulundurmak iyi bir fikir olacaktır. Kredi kartıyla birçok ödeme yapabilirsiniz ancak çalışanlar ve istihdam vergileri için sadece nakit olarak ödeme yapılır. Çalışanlarınıza ödeme yapmaya devam etmek önemlidir. Böylece temizliğe ve yeniden açılışa yardım etmek için yanınızda olurlar. Bu nakit parayı kenara ayırmak, güç kaybetmeniz durumunda satış yapmanıza ve beklenmedik masrafları karşılamanızı sağlar. Ayrıca kamu hizmetleri kesintiye uğradığında ödemeleri kabul etmenizi sağlayacak mobil cihaz tabanlı bir POS sistemi kullanmayı da düşünebilirsiniz.

Sigorta

İyi bir Sigorta kapsamında olmak, doğal afet durumunda işletmenizin hasarlarının karşılanması için önemlidir. Sigorta şirketlerini araştırırken, sigorta primlerinin (işletmenin sigorta poliçesi için ödediği tutar), kapsamın (sigorta hizmetleri yoluyla bir kişi veya kuruluşa ilişkin kapsanan risk veya tutar) ve muafiyetlerin (sigorta şirketinizin sizin adınıza ödeme yapmaya başlamadan önce sigorta priminize ek olarak bir kayıp veya borç durumu için ödemeniz gereken tutar) detaylı bir şekilde anlatımını sunan şirketleri araştırmalısınız.

Primler ve muafiyetler için düşük, orta ve yüksek maliyetli seçeneklere bakın ve kapsamdaki tüm istisnaları iyice araştırın. En düşük primli poliçeyi tercih etmek cazip gelebilir. Bununla birlikte, aylık primi daha düşük olan bir poliçede genellikle daha yüksek bir muafiyet sağlanır. Daha yüksek bir aylık ödeme ve daha düşük bir muafiyet sağlanan bir plan sizin için daha iyi olabilir çünkü afet sonrası işletmeniz nakit sıkıntı çekebilir. Bir poliçe seçmeden önce finansal durumunuzu gözden geçirin ve işletmeniz için hangi seçeneğin mantıklı olduğunu bulun.

Bir afet sonrasında yeniden yapılanmanıza ve finansal olarak toparlanmanıza yardımcı olabilecek, işletme mülkü ve kaza kapsamı olan iş kesintisi sigortası gibi çeşitli sigorta poliçeleri mevcuttur. Bu kapsam, beklenmedik bir acil durum veya doğal afet sonrasında faaliyetlerinizi devam ettirmeniz konusunda faydalı olacaktır. Kasırgalar, yangınlar ve diğer doğal afetler gibi felaketler iş kesintilerine yol açabilir. Direkt olarak bir sigorta şirketi yerine bir temsilci ile çalışmayı tercih edebilirsiniz çünkü ihtiyacınız olan kapsamı en iyi uzmanlar bilir.

Tedarikçi ve müşteri listeleri

Bir afetten önce tüm çalışanların, tedarikçilerin ve müşterilerin güncel bir listesini tutun. Böylece bir afet meydana geldikten sonra onlarla iletişime geçebilirsiniz. Tedarikçi listesinde şirketin adı, sağladıkları hizmet türü, irtibat kurulacak kişi adı, adres, telefon numarası, e-posta ve varsa web sitesi bulunmalıdır. Bu liste işletmenizi yeniden yapılandırmak için duvar sacı, pencere veya alçıpan gibi malzemeleri satın alabileceğiniz tedarikçileri veya faaliyetlerinizi devam ettirmek için ihtiyacınız olan mobilya ve ekipmanları alabileceğiniz tedarikçileri de içermelidir. Acil durum müdahale planınızı uygulamaya koyduğunuzda, işletmenizi onarmak ve yeniden açıldığını duyurmak için gereken iletişim bilgilerine de sahip olursunuz.

Doğal Afet Sırasında

Varlıklarınızın güvenliğini sağlamak ve personelinizi korumak için afet öncesinde oluşturduğunuz acil müdahale planını devreye sokun. Bir kasırga veya ani sel gibi bir afet tehdidine karşı uyarıldığınızda, tahliyeyi öncesi işletmenizi güvenlik bir şekilde terk etmek için önerilen mevcut rotaları öğrenmek için yerel haberleri ve uyarıları takip edin.

Çalışanların can güvenliği en önemli husustur. Çalışanlarınızı güvenli bir şekilde evlerine veya resmi görevlilerinin geçici sığınak olarak belirlediği alanlara yönlendirin. Afeti ne kadar sürede atlatacağınızı bilmemeniz durumunda hazırlık olmak için acil durum kitinizi bulun. En az üç gün yetecek kadar malzeme bulundurmaya çalışın.

Doğal Afet Sonrasında

Bir afet sonrası endişe duymanız gereken ilk şey sizin ve ekibinizin güvenliği olmalıdır. İşletmenizde oluşan hasarlar sonra gelmelidir. Afet sonrasında çalışanlarla, tedarikçilerle ve müşterilerle doğru zamanda ve doğru mesajla iletişim kurmak önemli olacaktır. Sigorta şirketleriyle hasar taleplerinin karşılanması amacıyla iletişime geçmek ve yeniden yapılanmanıza yardımcı olması için restorasyon şirketleriyle irtibat kurmak da aynı derecede önemlidir. Mümkünse afet öncesi yerel bir restorasyon şirketi belirleyin. Böylece son dakikada bir tane bulmaya çalışmak yerine en kısa sürede yardım alabilirsiniz.

Ayrıca hasar talebine ihtiyacınız olduğunu anladığınız an gerekli talebi iletmek için sigorta şirketini arayın. Erkenden arama yapmak sizi listenin en üstüne çıkarabilir. Sigorta eksperi sizinle olabildiğince erken iletişime geçecektir. Erken arama yapmak, hak kazanmanız durumunda yapılacak ödemeleri hızlandırabilir.

Doğal afetten hemen sonra ne yapmalısınız?
Olayın ilk veya ikinci gününde şunları yaptığınızdan emin olun:

Tüm çalışanları bulun ve çalışanların ihtiyaçlarını değerlendirin
İşletmenize, ekipmanınıza ve envanterinize gelen hasarı değerlendirin
Tüm hasar taleplerinin karşılanmasını isteyin ve talep numaralarını bulut sisteminde saklayın
Yeniden yapılanmanıza yardımcı olacak restorasyon şirketi ile iletişime geçin
Revaçta olabilecek ve ihtiyaç duyulan malzemeleri temin edin (ör. alçıpan, büyük çöp konteynırları ve prefabrik ofisler/evler)
Kayıp veya hasarlı olan araçların yerine başka araç kiralayın
Temizlik ve yeniden açılma planınızla birlikte çalışma programlarınızı da çalışanlara ve restorasyon şirketinize iletin
Müşterilerinize açık veya kapalı olup olmadığınızı ve verdikleri siparişlerin durumunu bildirin

Bir afet sonrasındaki en acil ihtiyaçları hallettikten sonra, odaklanmanız gereken dört alan vardır: çalışanlar, para, ekipman durumu ve faaliyetlere devam etmek.

Çalışan güvenliği ve iletişimi

Tüm çalışanlarınızın güvende ve sağlıklı olduğundan ve kişisel ihtiyaçlarının karşılandığından emin olun. Örneğin, hâlâ gidecekleri bir evleri ve oraya gidebilecekleri bir ulaşım aracı var mı? Sağlayabildiğiniz kadar destek sağlayın ve çalışanlarınıza bir e-posta veya sohbet grubu gibi bir destek ağı oluşturun. Çalışanlarınızla işletmenizin istikrarına ilişkin iletişimde bulunmak şu durumda çok kritik olacaktır. İşletmenizi yeniden yapılandırma planınızı paylaşın ve işletmenizin ve işlerinin güvende olduğunu onaylayın (eğer öyleyse).

Eğer sigorta kapsamınız uygunsa, sigorta şirketinin bordroyu ödeyeceğini çalışanlarınıza bildirin. Sigortanız bu masrafları karşılamayacaksa maaşları ödeyecek kadar paranız olup olmadığını değerlendirin. Personeliniz kendi kiralarını, ev kredilerini ve diğer ev giderlerini karşılamak zorunda kalacaklardır. Bu yüzden maaş ödemelerinin ne durumda olacağını bilmeleri gerekir. Gerçekçi olun ve onlara ödeme yapamayacaksanız şirketten ayrılmak istedikleri için değil de gerekli olduğu için başka bir iş aramak zorunda kalabileceklerini anlayışla karşılayın. Çalışanları şirkette tutmak sizin için önemli olacaktır çünkü onları kaybetmek şirketinizin afet sonrası toparlanma sürecini tehlikeye atabilir.

Çalışanlarla, tedarikçilerle ve müşterilerle iletişim kurarken her grup için ayrı mesaj vermeniz gerekir. Ele alınacak konular şunlardır:

Çalışanlar: Güvenlik durumunu, işletmenizin durumunu ve afet sonrası faaliyetlerin durma ihtimali nedeniyle ödeme yapıp yapamayacağınızı çalışanlarınızla sürekli olarak paylaşın.
Tedarikçiler: Stokları yenilemeleri ve mümkün olan en kısa sürede yeniden yapılanma ve yeniden açılma konusunda size yardım edebilmeleri için gerekli ürünleri ana tedarikçilerinize iletin.
Müşteriler: İşletmenizin tahmini yeniden açılma tarihini ve açılışın mevcut konumunuzda mı yoksa geçici veya başka bir konumda mı gerçekleşeceğini iletin.

İhtiyaçlarınız değişmiş olabileceğinden, afetten sonra sigorta kapsamınızı yeniden değerlendirmek akıllıca olacaktır. Bu olaya ilişkin olarak herhangi bir hasar talebinin kapsamını değiştiremezsiniz ancak gelecekteki afetlere karşı hazırlıklı olmak için değişiklik yapabilirsiniz.

Hasarı Değerlendirin

İşletmenizde meydana gelen hasarları değerlendirmek için güvenli ortam oluştuğunda hasar talepleri için tüm hasarları fotoğraf veya video ile belgeleyin. Afet öncesinde oluşturduğunuz envanter listesini kullanarak tüm hasarlı kalemlerin bir listesini yapın ve bu detayları hasar taleplerine dahil edebilmeniz için yaptığınız onarımların makbuzlarını saklayın. Hasarlı ekipman ve araçların fotoğraflarını veya Sunularını çekin ve hepsinin seri numarasını belgeleyin. Doğal afet nedeniyle envanteriniz kaybolduysa kayıtlarınızı yeniden oluşturmanız için tedarikçilerden faturaların kopyalarını alın.

Yeni veya yenilenmiş olsun ya da olmasın, ekipmanlarınızı değiştirirken etkilenen afet alanının dışına çıkmayı düşünebilirsiniz. Örneğin, selin etkilediği bir alanda yeni bir araç satın alma konusunda dikkatli olmalısınız çünkü satıcılar hasarlı araç satabilir. Araçta lekeli paspas, elektrik sorunları, paslı menteşeler ve koku varsa o araç hasar görmüş olabilir. Buna ek olarak, doğal afetin hemen ardından fiyatlar bayi hasarı ve tedarik zincirindeki kesintiler nedeniyle artabilir.

Tekrarlayan sel durumunda, sigorta şirketinizin önceki olayda ödeme yaptığı her şeyi değiştirdiğinizi kanıtlamanız gerekir. Afetin şiddetine bağlı olarak üretim ve ofis ekipmanı, bilgisayarlar ve araçların değiştirilmesi gerekebilir. Fiili envanteriniz kaybolmuş olabilir. Bu, işletmenizi tekrar çalışır duruma kadar düşük faizli afet kredisi imkanı sunar.

Hasarı incelemeden önce, çalışanlarınızın işletme faaliyetlerinden veya etkilenen bölgede ortaya çıkan tehlikeli maddeler (yani sel sularındaki kanalizasyon) konusunda ne yapılacağı üzerine Hastalık Kontrol ve Önleme Merkezi uyarınca eğitim aldıklarından emin olun. Kasırga ve sel gibi acil durumlarda evsel, tıbbi ve endüstriyel kimyasallar çevreye salınabilir

Finansal durumunuzu değerlendirin

Zorlu ve stresli bir durumda olmanıza rağmen, bir afetten sonra finansal durumunuzu değerlendirmeniz gerekecektir. Geçici bir faaliyet durdurma sırasında çalışanlarınıza ödeme yapmak için daha fazla fona ihtiyacınız varsa genellikle kısa vadeli krediler olan köprü kredilerine başvurabilir veya size yardımcı olabilecek hibeleri araştırabilirsiniz. Afetten önce iyi bir kredi notunuzun olması kredi onayı alma şansınızı arttırabilir.

Temizlik ve yeniden yapılanma

Her şey bittikten sonra faaliyetlerinize geri dönmeniz için gereken malzemeleri sağlayabilecek, acil müdahale planınızda belirlediğiniz tedarikçilere ulaşabilirsiniz (sel sonrası gerekli olabilecek alçıpan gibi). Ayrıca faaliyetleriniz için gerekli olan sarf malzemelerine sahip olabilecek diğer yerel tedarikçilerle de irtibata geçebilirsiniz.

Bu süreçte bulut sisteminize ve işletmenizden ayrı olarak sakladığınız bir sabit sürücüye yedeklediğiniz finansal bilgilere ve işletme verilerine erişebilirsiniz.

Bir afet sonrasında derhal sigorta şirketinizle görüşün ve onlara işletmenizi açık tutamamanız halinde size nasıl ulaşabileceklerini söyleyin. İşletmenizde meydana gelen hasarın durumu hakkında onları bilgilendirin ve hasar talebinizi sunabilmeniz için nelerin gerekli olduğunu öğrenin (örneğin, hasar görmüş veya yok olmuş bir ekipmanın değerini gösteren hasar fotoğrafları ve işletme kayıtları). İşletmenizde kolayca halledebileceğiniz güvenlik sorunları varsa sigorta eksperi malınızın zararını değerlendirmek için gelmeden önce hasarı belgelendirin ve gerekli onarımları yapın. Eksper gelmeden önce hasarlı malzemeleri veya ekipmanları atmayın.

Sigortadan talep edeceğiniz hasarları belgelerken mümkün olduğunca düzenli hareket edin. Sigorta hasar talep numaralarını, talebinizi işleme alan sigorta şirketindeki bağlantıları ve olaya ilişkin işletmenizdeki hasarların güncel bir listesini tutabilirsiniz. Bir hasar talebinde bulunması gereke tüm bilgileri bir araya getirmek büyük bir iştir. Envanter ve ekipmanların ayrıntılı bir listesini tutmak için yapılan çalışmaların çoğu afet gerçekleşmeden önce yapılmış olacaktır.

Tekrar faaliyette olduğunuzu müşterilerinize bildirin

Yeniden yapılandıktan sonra atılacak önemli bir adım da, müşterilere tekrar açık olduğunuzu bildirmektir. İşletmenizin afetten sonraki toparlanma sürecinden bağımsız olarak faaliyetlerinizin her zaman olduğu gibi olmasını bekleyebilirler. Belirli bir düzeyde hizmet sağlayamazsanız, müşterileri değişikliğe karşı uyarmak veya yeniden açılmayı beklemek akıllıca olabilir çünkü hizmetteki bir değişiklik onların başka yerleri tercih etmelerine neden olabilir.

Kapılarınızı tekrar açar açmaz, yeniden açıldığınızı belirten geçici bir tabela kullanabilirsiniz ve web siteniz ile sosyal medya sayfalarınızı sürekli güncelleyerek müşteri tabanınıza tekrar faaliyette olduğunuzu bildirebilirsiniz. Visa’nın İşe dönüş web sitesi, kasırga ve orman yangınları gibi ülke çapında ilan edilmiş doğal afetlerden etkilenen küçük işletmeleri bulmanıza (veya müşterilerinizin bulmasına) yardımcı olabilecek bir küçük işletme bulma aracı sunmaktadır.

Acil Durumlar için Plan Yapmak

Doğal Afetler için Hazır Bulunmak