Dünyanın her yerindeki küçük işletme sahipleri için kayıt tutmak bir zorunluluk olmakla beraber, bir işletmenin düzgün işlemesini sağlamak için incelikle yönetilmesi gereken bir süreçtir. Gelir giderlerin, çalışanların, vergi belgelerinin ve hesapların net kayıtlarının tutulması iyi bir işletme olmak için çok önemlidir. Kayıt tutmak içinizin rahat olmasını sağlayabilir, hedeflerinize ne ölçüde yaklaştığınızı takip etmenize yardımcı olur ve size zaman ve para tasarrufu sağlar.
Kayıt Tutma
Temel kayıtlar şunları içerir:
- [Alacaklar Hesabı]
- [Borç Hesabı]
- [Tedarikçiler]
- [Faturalar]
- [Müşteri Listesi]
- [Satın Alma Siparişleri]
Bu kayıtları tutmak şu alanlarda size yardımcı olacaktır:
- Ürününüzü veya hizmetinizi oluşturmak için yapmanız gereken yatırım tutarını bilme
- Fiyatlarınızı belirleme
- Bütçelenmiş tutarları gerçek maliyetlerle karşılaştırma
- Harcamalarınızı takip etme
- Akıllı satın alma kararları verme
- Vergi dönemlerine hazırlanma
- Müşteri ve çalışan bilgilerine kolaylıkla ulaşma
- Denetim dönemlerinde veya çalışanlarınızdan biriyle bir probleminiz olduğunda işletmenizi koruma
- Beklenen kârlarınızı hesaplama
Kayıt tutma sürecine başlamak için parasal işlemleri ve diğer detayları takip etmekte kullanacağınız bir sistem belirleyin. Online bir sistem, kağıt evraklardan oluşan bir sistem veya iki yöntemi birleştiren bir sistem kullanabilirsiniz. Tutmanız gereken en önemli kayıtlardan bazı şunlardır:
Satış kaydı: Bu kayıt, tarih, ürün veya hizmet türü ve her bir satış tutarı da dahil olmak üzere bir günde, bir haftada ve bir ayda ne kadar satış yaptığınıza dair bilgileri içermelidir.
Borç hesabı: Borç hesabında bir şirketin diğer kişilere veya işletmelere borçlu olduğu paralar listelenir. Borç miktarları, borçlu olunan yerler, ödeme dönemi ve ödeme yapılmış tarihler gibi detaylar bu hesapta mevcuttur. Sağlıklı bir borç hesabı tutmak, bir ürüne veya hizmete iki kez ödeme yapma riskinizi ortadan kaldırır. Erken ödemelere karşılık yapılan indirimleri takip etmek de bunlardan istifade etmeyi unutmamak açısından önemlidir.
Alacak hesabı: Bu hesap şirketin sağladığı mallar veya hizmetler için şahıs veya işletmelerin şirkete borçlu olduğu paraları listeler. Listede size borcu olan müşteriler, bunların borçlu oldukları miktarlar ve size yapacakları ödemelerin tarihleri gibi veriler yer alır. Geçmişte ödemelerinde sorun yaşanmasından dolayı kredi açmayacağınız müşterilerin de bir listesini yapabilirsiniz. Her kayda tarih, müşteri ismi, söz konusu paranın miktarı, tahsilat tarihi ve tahsilat durumu bilgilerini girin.
İşletme giderleri kaydı: Burada kira, elektrik faturası, maaşlar ve malzemeler gibi kalemlerden oluşan işletme giderleriniz yer alır. Kayıtlarda tarihler, masraf açıklaması ve masrafın miktarı verilmelidir.
Satın alma siparişi: Gelecekte satıcıya belirli bir ürün veya hizmetin satışı için ödeme yapmayı taahhüt eden bir alıcı tarafından verilen resmi bir sipariş onayını gösteren bir belgedir.
Sözleşmeler: Bir hizmet sağlayıcı ile tedarik sözleşmesi imzalarken, yeni bir ekipman kiralarken veya işletme sigorta poliçesi çıkarırken, bu tür sözleşmelerin birer kopyalarını da kendi kayıtlarınızda saklayın. Tüm sözleşmelerin kopyalarını saklamak gelecekte yaşayabileceğiniz anlaşmazlıkların da önüne geçebilir.
Müşteri listesi: İşletmenize göre müşterilerinizin bilgilerini kaydetmek, ileride indirimler veya yeni ürünler gibi konularda onlara bilgi verebilme açısından faydalı olabilir. Bu bilgiler içerisinde müşteri adı, satın aldıkları ürünler, telefon numaraları, e-posta adresleri ve posta adresleri olmalıdır. Bu hassas bilgileri güvende tutmak için bir güvenlik planınız da olmalıdır.
Ancak bu faaliyetlerinizin düzenlemelere uygun kalması ve size yasal problem çıkarmaması için, bazı kayıtlar günlük işleriniz için gereksiz kalsa da bunların kopyalarını saklamak önemli olabilir. Örneğin tüm sözleşmelerinizin kopyalarını yedi yıla kadar saklamak isteyebilirsiniz, ancak denetim raporlarını, yıllık beyanları ve emeklilik plan kayıtlarınızı kalıcı olarak saklamanız yerinde olacaktır.