Nakit Akışını ve Giderleri Yönetmek

Küçük bir işletme yönetiyorsanız ne zaman ödeme alacağınız, en az alacağınız ödeme miktarı kadar önemli olabilir. Nakit akışınızı tahmin edebilmek ve yönetebilmek; ne zaman ödeme alacağınızın ayarlanması ve fatura ödemelerinizin zamanlaması, başarı için sahip olmanız gereken bir beceridir.

Nakit akışının önemi

Başarılı görünen bir işletme, düşük nakit akışı nedeniyle başarısız olabilir. Ayrıca, düşük nakit akışı işletmenizi riske atmasa bile büyüme potansiyelinize zarar verebilir.

Örneğin, oyuncak üreten küçük bir işletme yönetiyorsunuz diyelim. Büyük bir perakende zinciri 5.000 oyuncak siparişi vermek istiyor. Çok para kazanacaksınız ancak perakende zinciri siz oyuncakları teslim ettikten sonraki 90 gün ödeme yapmayacak.

Oyuncakların parçalarını satın almanız, oyuncaklarınızı monte etmek için çalışanlarınıza ödeme yapmanız ve oyuncakların perakendeciye sevkiyatı için para ödemeniz gerekiyor. Tüm bu süreç 30 gün sürebilir.

Para kazanmak ve oyuncağınızı yeni müşterilere tanıtmak harika bir fırsat olabilir. Ancak, ödemenin yapılmasını beklerken parçalar, çalışanlar, sevkiyat ve tüm olağan işletme giderleriniz için ödeme yapamayacağınızın farkındasınız. Ne yazık ki bu büyük fırsatı geri çevirmelisiniz çünkü tüm masrafları karşılayacak kadar para kazanmıyorsunuz.

Ya da aynı durum göz önüne alındığında farklı bir işletme sahibi tüm süreci düşünmeden teklifi kabul edebilir. Parçalar, montaj ve sevkiyat için ödeme yaptıktan sonra sipariş perakende zincirine ulaşır ve 90 günlük geri sayım başlar. Ancak bu noktada işletmede para kalmaz.

Çalışanlara işten ayrılmamaları için ödeme yapamaz, kira ödemelerini karşılayamaz ve mülk sahibi işletme sahibini binadan atmakla tehdit eder. İşletmeye çok fazla para borçlu olunmasına rağmen günlük faaliyetlerin maliyetini karşılaması için yeterli birikimi yoktur. Ödemeyi almadan işletmeyi kapatmak zorunda kalır.

Kâr amacı gütmeyen bir küçük işletme rehberlik ağı olan SCORE'a göre, düşük nakit akışı küçük işletmelerin başarısız olmasının bir numaralı nedenidir. Dikkatli planlama ve yönetim ile işletmenizin başarılı olmasını sağlayabilirsiniz.

Nakit akışınızı yönetme

Bir işletme sahibi olarak, işletmenizin nakit akışını yönetmek ve giderlerini karşılamak için yeterli paranızın olduğundan emin olmak adına farklı araçlar ve kaynaklar kullanabilirsiniz.

[Bütçe oluşturmak] ilk önemli adımdır çünkü aylık gelir ve giderlerinizi ve gelecekte ne kadar kazanabileceğinizi veya harcayabileceğinizi belirlemek için bütçenizi kullanabilirsiniz.

Ayrıca, pozitif veya negatif nakit akışınız olup olmadığını daha iyi anlamak için bir nakit akış tablosu oluşturabilir ve kullanabilirsiniz (internet üzerinden ücretsiz şablonlar bulabilirsiniz).

• Pozitif nakit akışı, işletmenize giren para harcadığınızdan daha fazla olduğunda gerçekleşir.
• Negatif nakit akışı, işletmenizden çıkan para kazandığınızdan daha fazla olduğunda gerçekleşir. Negatif nakit akışı, işletmenizin gelecekte masraflarını karşılamakta zorlanacağının bir işareti olabilir.

Sezonluk faaliyet yürüten bir işletmeniz varsa nakit akışını yönetmek daha zor olabilir. Kısa bir süre içinde çok para kazanırsınız ancak tüm yıl boyunca temel giderlerinizi nasıl ödeyeceğinizi ve yoğun sezona denk gelen ve bu sezon boyunca ortaya çıkan ekstra giderleri çözmeniz gerekir. Ancak, tüm yıl boyunca aktif olarak faaliyette bulunan bir işletmeniz olsa bile her şeyi hesaplamak zor olabilir.

Daha hızlı ödeme almanın ve başkalarına ödeme yaptığınızda vadeyi uzatmanın yollarını bulmak nakit akışı yönetimini kolaylaştırabilir. Ek olarak, birikim veya kredi yoluyla nakit paraya erişmek zor zamanları atlatmanıza yardımcı olabilir.

İşletmenizin nakit akışını yönetmenize yardımcı olacak çeşitli kaynaklar ve taktikler şunlardır:

Birikim yapmaya başlayın

Birçok yeni işletme sahibi, ödeme yapmak ve işletmelerini büyütmek için tüm paralarını kullanmak zorunda olsa da [birikim] yapmak için işletme gelirinizin bir kısmını kenara ayırabilirsiniz. Sonrasında masrafları ödemeniz veya bir fırsata yatırım yapmanız gerektiğinde biriktirdiğiniz parayı kullanabilirsiniz.

Hasılatınızı artırın ve giderleri azaltın

Nakit akışınızı iyileştirmenin en kolay yollarından biri daha fazla para kazanmak ve daha az para harcamaktır. Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:

• Fiyatlarınızı artırın.
• Satışlarınızı artırmak için [promosyonlar] düzenleyin.
• Ek gelir elde etmenin bir yolunu bulmaya çalışın. Belki yeni bir ürün veya hizmet sunabilirsiniz. Alternatif olarak, aylık hasılatınızı artırabilecek bir üyelik veya abonelik hizmeti sunabilirsiniz.
• Daha az elektrik veya su kullanarak ve ısıtma veya soğutma sisteminizi daha az çalıştırarak işletme maliyetlerini düşürün.
• Daha az elektrik kullanan [çevre dostu] ekipmanlara yatırım yapın.
• Yazılım aboneliği veya ekipman kiralama gibi devamlı bir maliyeti üstlenmeden önce seçenekleri karşılaştırın.

Bir kredi limiti açın

Bir bankadan, kredi kooperatifinden veya başka bir finansal kuruluştan [işletme kredisi limiti] açabilirsiniz. Kredi limitinizde bir kerede borç olarak alabileceğiniz en fazla para miktarı anlamına gelen bir kredi limiti bulunur. Ancak, bir kredi limiti açtığınızda hemen bu limiti kullanarak borç almak zorunda değilsiniz.

Bazı hesapların yıllık ücreti vardır ancak borç aldığınızda genellikle ücret veya faiz ödemeniz gerekir. Düşük (veya sıfır) maliyet için, ek nakit ihtiyacınız olması durumunda kredi limitinizi açık ve kullanılabilir halde tutabilirsiniz.

Tedarikçilere zamanla ödeme yapmayı teklif edin

Başka işletmelerden malzeme satın aldığınızda, tedarikçilere veya satıcılara “vade” ile ödeme yapabilirsiniz. Vade konusunda anlaştığınızda tedarikçi size bir fatura gönderir ve siz ödemeyi belirli bir süre sonra yapabilirsiniz. Tedarikçilerinizle vadenin görüşülmesi, nakit akışınızı herhangi bir ek masraf olmadan yönetmenin çok etkili bir yolu olabilir.

Örneğin, net 30 gün vadede faturayı, aldıktan sonraki 30 gün içinde ödemeniz gerekir. Alternatif olarak, net 45 gün vade isteyebilir ve 45 gün sonra, net 60 vade isteyebilir ve 60 gün sonra ödeme yapabilirsiniz. Bu süreyi anlaşma yaparak daha da uzatabilirsiniz.

Vade anlaşması yapmak faturalarınızı ödemek için size daha fazla zaman kazandıracak, geleceği daha iyi planlamanıza izin verecek ve bir müşterinin yapacağı ödemenin ne kadar süreceği konusunda daha az endişe duymanızı sağlayacaktır.

Net vade anlaşmalarına “ticari kredi” de denir. Zaman içinde ödeme yapmanıza izin vererek, şirket size o dönem için bir kredi vermiş gibi olur. Genelde herhangi bir faiz ödemeniz gerekmez ancak ödemeyi erken yapmanız durumunda bazı tedarikçiler indirim sağlayabilir.

Müşterilere erken ödemelerde indirim sağlayın

Vade anlaşmaları her iki şekilde de işleyebilir. Siz başka şirketlere ürün veya hizmet sattığınızda onlar da ödemeyi hemen yapmayabilirler. Bu özellikle çok fazla pazarlık gücüne sahip büyük şirketler için geçerlidir. Ya şartlarını kabul edersiniz ya da sizden ürün veya hizmet almazlar. Ancak, müşterilere erken ödeme yapmaları için bir indirim sunarak onları teşvik edebilirsiniz. Bir müşteriyle net 60 gün vadeli sözleşmeniz olabilir ancak müşterinin 30 gün içinde ödeme yapması durumunda yüzde 5, hemen ödemesi durumunda yüzde 10 indirim verebilirsiniz.

Genel olarak daha az para almış olursunuz ama daha erken ödeme almak pozitif nakit akışını sürdürmenize yardımcı olabilir.

Fatura finansmanı

Diğer şirketler size borçluysa ödenmemiş faturalarınızı kredi almak veya bir kredi limiti açmak için kullanabilirsiniz.

Borç veren ne kadar borçlu olduğunuzu, işletmenizin finansal durumunu ve müşterinizin işletme kredisini dikkate alabilir (çünkü krediyi geri ödeyebilme durumunuz, müşterinizin faturalarını ödeyip ödemediğine bağlı olabilir).

Örneğin, bir müşteriye net 60 gün vadeli 1.000 Türk lirası değerinde bir fatura gönderebilirsiniz. Ödeme almak için 60 günü beklemek yerine, masrafları hemen karşılayabilmek için faturayı finanse etmeye karar verdiniz. Borç veren, size 800 Türk lirası borç verir ve 60 gün içinde krediyi ve faizini geri ödemeniz gerekir.

Fatura faktoringi

Fatura faktoringi, fatura finansmanının bir türüdür. Bu durumda, kredi almak yerine faturanızı faktoring şirketine satmış olursunuz. Faktoring şirketleri, müşterinizin fatura ödemesini daha sonra tahsil edebilmek için size şimdi borç verir ve sizden bunun için bir ücret alır.

Bir faturayı faktoring şirketine verdiğinizde, fatura tutarının bir kısmını faktoring şirketinden peşinat olarak alırsınız ve müşteriniz faturayı ödediğinde kalan tutardan faktoring şirketinin ücreti çıkarılır ve size verilir. Örneğin, net 60 gün vadeli 1.000 Türk lirası değerinde bir faturadan bugün 900 Türk lirası alabilirsiniz ve 60 gün içinde bir 50 Türk lirası daha alırsınız. Faktoring şirketi de 50 Türk lirasını alır.

Pratikte, müşterinize faktoring şirketine ödeme yapmasını söylemeniz gerekebilir. Bunun yerine bazı faktoring şirketleri, müşterilerinize faktoring şirketine ait bir banka hesabına ödeme yapılacağını söylemenize izin verir ancak müşterileriniz bir faktoring şirketi ile çalıştığınızı bilmez.

Fatura finansmanından farklı olarak, müşteri size değil de faktoring şirketine ödeme yapar. Ancak, sözleşmenize bağlı olarak, müşterinizin faturalarını ödememesi durumunda sizin geri ödeme yapmanız gerekebilir.

Hem fatura finansmanı hem de faktoring yönteminde, bir sözleşme imzalamadan önce seçeneklerinizi dikkatlice karşılaştırın. Kredi miktarı, ücretler ve sözleşme koşulları her borç verende değişiklik gösterebilir ve fatura finansmanı ve faktoring nakit akışınızı yönetmenize yardımcı olsa da bir maliyeti vardır ve gereksiz ücretler ödemek istemezsiniz.

Satıcı nakit avansları

Bir satıcı nakit avansı ile hızlı bir şekilde borç alabilirsiniz ancak bu, bazı küçük işletme sahiplerinin beklediklerinden çok daha uzun bir süre borçlu kalmasına sebep olan maliyetli bir seçenek de olabilir.

Bir satıcı nakit avansı ile, genellikle gelecekte kredi kartı ve banka kartı ile yapılacak satışların bir yüzdesine karşılık olarak bir peşinat alırsınız. Kart kabul etmeyen işletmeler, bir ticari banka hesabı üzerinden sabit giderlerle parayı geri ödemeyi kabul ederek satıcı nakit avansı alabilirler.

Geri ödeyeceğiniz toplam tutar nakit avansınızı aldığınızda belirlenir. Örneğin, 10.000 Türk lirası tutarında avans aldığınızda, 14.000 Türk lirası ödemeniz gerekebilir. Sonuç olarak, toplam geri ödemeniz belli olduğundan erken ödeme yapmanız tasarruf sağlamaz.

Genellikle günlük veya haftalık geri ödemeler yapmanız gerekir.

Anlaşmaya bağlı olarak, kredi kartı şirketiniz kazandığınız parayı siz ve satıcı nakit avans aldığınız şirket arasında bölebilir. Tüm parayı satıcı nakit avans şirketine gönderebilir. Nakit avans şirketi de satış hasılatınızın size düşen kısmını size gönderir. Ya da satıcı nakit avansı aldığınız şirkete banka hesabınızdan para çekme yetkisi vermeniz gerekebilir.

Satıcı nakit avansı alarak acil gider ödemesi yapabilmek için hemen borç para alabilirsiniz. Ancak, parayı satışlarınızın bir yüzdesi ile geri ödemek, pozitif nakit akışını sürdürmeyi zorlaştırabilir. Satıcı nakit avansları da borç para almanın maliyetli bir yoludur ve genellikle son seçenek olmalıdır.

Nakit akışı ve kâr

İş dünyasında kâr ve nakit akışı her zaman aynı şey değildir. İşletmeniz [tahakkut muhasebesi yönetimi] kullanıyorsa size borçlu olunan parayı ödeme alırken değil de satış yaparken hasılat olarak (gelen para) kaydedersiniz.

Örneğin, bir müşteri büyük bir sipariş verir ve ödemeyi diğer ay yapmayı kabul ederse hasılatı müşteri siparişi verdiğinde kaydedersiniz. Muhasebe standartlarına göre bu ay için kârlı olabilirsiniz çünkü giderlerden daha fazla hasılat elde etmiş olursunuz. Ancak, gerçek ödemeyi gelecek aya kadar almayacağınız için negatif nakit akışınız olabilir.

Şirketinizin uzun vadede kârlı olmasını istersiniz. Ancak, başarılı olmak için aydan aya nakit akışınızı da yönetmeniz gerekir.